POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

1. Objetivo – Responsable del tratamiento de la información. 

El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos  personales de todos los asociados, miembros de la comunidad virtual, funcionarios, proveedores y terceros en  general que interactúan con COLOMBIA FINTECH. 

COLOMBIA FINTECH desarrolla sus actividades como una asociación de carácter privado sin ánimo de lucro,  identificada con el NIT. 901.033.334-5 domiciliada en la Cra 11 # 79 – 66 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con  correo electrónico HOLA@COLOMBIAFINTECH.CO y número telefónico (57) 3147224143. 

2. Alcance 

Esta política aplica a todas las Bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento  COLOMBIA FINTECH resulte responsable dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás  normatividad que la adicione, modifique, complemente o reglamente. 

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tienen los siguientes significados,  los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013: 

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos  personales; 
2. b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el  Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de  Tratamiento de información que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del  Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso  de poder poner a disposición del público la política de privacidad; 
3. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento; 
4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales  determinadas o determinables. 
5. e) Dato privado: Es el dato que es solo relevante para su titular.
6. f) Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal  como el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la  pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier  partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos  relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
7. g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con  otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; 
8. h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con  otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 
9. i) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento; 
10. j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,  almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
11. k) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de  datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez  es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
12. l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del  territorio de la República de Colombia cuando tiene por objeto la realización de un Tratamiento por parte del  Encargado por cuenta del Responsable. 
13. Tratamiento de la Información Personal 

Los datos personales que COLOMBIA FINTECH recolecta, almacena, y de cualquier otra forma trata sólo son  utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley que rige sus actividades, así como  de acuerdo con lo que se establece en los siguientes aspectos de tratamiento de la información personal: 

3.1 Esta política es aplicable en caso de que los titulares de los datos personales decidan entregar a  COLOMBIA FINTECH directamente sus datos mediante cualquier medio verbal, en línea o físico y para aquellos  que, a través de cualquier medio lícito, tales como bases de datos públicas, son recaudados por la asociación. 

3.2 Tratamiento de información personal en el desarrollo de eventos. En caso de que en los eventos  realizados por COLOMBIA FINTECH se recolecten y almacenen datos personales relacionados con la información  de contacto de los asistentes, ya sean asociados, miembros o terceros en general. La información recibida por  COLOMBIA FINTECH, es tratada conforme a la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias

en materia de protección de datos personales, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas  por el titular de la información. 

3.3 Tratamiento de la información personal de los miembros de la comunidad virtual Fintech. En  el mismo sentido, en las diferentes plataformas de comunicación a la que tienen acceso los miembros de la  comunidad Fintech, se recolectan y almacenan datos personales. Esta información recibida por parte de  COLOMBIA FINTECH es entregada directamente por los titulares de la información y es tratada conforme con la  presente política dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades  consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la misma. 

3.4 Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes: COLOMBIA  FINTECH, en el normal desarrollo de sus operaciones, no realiza el tratamiento de datos de menores, sin embargo,  en caso de ser imperativo hacerlo contará con las autorizaciones correspondientes emitidas por sus representantes  legales o acudientes. 

3.5 Tratamiento Información recibida de Terceros. 

La información recibida por COLOMBIA FINTECH a través de diferentes fuentes administradas por terceros  es recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia. Así mismo,  el uso dado a esta información se enmarca dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad  propia del responsable del tratamiento. 

COLOMBIA FINTECH mantiene con estos terceros convenios o acuerdos en los cuales se establecen sus  responsabilidades y obligaciones en materia de tratamiento de la información personal, exigiéndoles, además el  mantenimiento de políticas de privacidad ajustadas a la normatividad vigente para el efecto o acogimiento de las  políticas de la entidad. 

4. Finalidades del Tratamiento de la Información. 

En cada caso de recolección de datos por parte de COLOMBIA FINTECH, las finalidades para el tratamiento  específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin  embargo, todas las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes: 

1. a) Vinculación de miembros a COLOMBIA FINTECH. 
2. b) Invitar a eventos propios o de terceros que COLOMBIA FINTECH considere de interés de sus invitados c) Invitar a participar de la comunidad Fintech (Slack) y de las diferentes redes sociales de COLOMBIA  FINTECH 
3. d) Mantener informados a los miembros de la comunidad Fintech enviándoles noticias y boletines semanales  propios de COLOMBIA FINTECH
4. e) Atender y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos formulados por los asociados, miembros y  demás terceros 
5. f) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones 
6. g) Compartir la información con terceros contratados que prestan sus servicios a la asociación con el fin de  ayudarla a realizar eficientemente el desarrollo de sus labores. 

COLOMBIA FINTECH podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas, con base a los datos  personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará  información personal sin la autorización de los titulares de los datos personales. 

COLOMBIA FINTECH podrá contactar a los titulares de datos personales vía correo electrónico, redes sociales,  correo físico, mensajería instantánea o telefónicamente para las finalidades previstas en la presente política. En  ningún caso COLOMBIA FINTECH enajenará o entregará esta información a un tercero a menos que resulte  necesario para el adecuado cumplimiento de sus labores, esto con fundamento en contratos o acuerdos de  transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el  exterior. 

COLOMBIA FINTECH podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos  provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países,  caso en el cual se velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar  esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad de la asociación. 

5. Obligaciones del responsable del tratamiento. 

COLOMBIA FINTECH como responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio  de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad: 

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el  Titular en los casos en que resulte necesario; 
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de  la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario; 
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,  consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,  actualizada, comprobable y comprensible; 
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades  respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la  información suministrada a este se mantenga actualizada; 
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; 
8. h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad  de la información del Titular; 
9. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; 
10. j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en  especial, para la atención de consultas y reclamos; 
11. k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y  existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Derechos del titular. 

El titular de los datos personales respecto de cuyo tratamiento COLOMBIA FINTECH es responsable, tiene los  siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COLOMBIA FINTECH. Este  derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan  a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba  de la autorización otorgada a COLOMBIA FINTECH salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para  el Tratamiento. c) Ser informado por COLOMBIA FINTECH, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus  datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo  dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o  complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se  respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá  cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información  COLOMBIA FINTECH ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita  a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

7. Autorizaciones y consentimiento.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de COLOMBIA  FINTECH, se hace, en caso de resultar obligatorio previo consentimiento libre, expreso e informado del titular de  los mismos. 

7.1. Medios para otorgar la autorización. 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet,  Sitio Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico  o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, u otro mediante el cual se pueda concluir  de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido  capturados y almacenados en la base de datos. 

7.2. Prueba de la autorización. 

COLOMBIA FINTECH utiliza los mecanismos con que cuenta actualmente para implementar las acciones  tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación  de la autorización entregada por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. 

7.3. Fotos, videos y publicaciones. 

En el desarrollo de las actividades adelantadas por COLOMBIA FINTECH, podrá realizarse captura de imágenes  fotográficas, así como grabaciones de audio y video, ya sea directamente o por medio de proveedores de servicios  contratados para el efecto. 

Este material fotográfico y de video es centralizado por COLOMBIA FINTECH y se utiliza con la finalidad de (i)  dejar una constancia de las actividades desarrolladas; (ii) Publicarlas en campañas informativas en diferentes  medios como radio, televisión y/o prensa: (iii) Incluirlas como parte de material audiovisual impreso, digital o  electrónico, así como páginas web y redes sociales de la entidad. 

Se tiene un compromiso de revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal  manera que no se atente contra la dignidad, intimidad, o buen nombre de alguna de las personas que aparezcan  en dichas comunicaciones. 

En cada oportunidad que se requiera tomar autorizaciones para el tratamiento de imágenes, y videos, los titulares  de la información deben conocer y aceptar que no tienen derecho a recibir compensaciones ni reconocimientos  económicos, comerciales o lucrativos, estableciendo que la información se utilizará únicamente para los fines  señalados en este aparte.

La entrega, captura y recepción de esta información por parte de sus titulares, en cualquier forma, no transmite la  propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. 

8. Atención de peticiones, consultas y reclamos. 

8.1. Área responsable. 

COLOMBIA FINTECH a través de su gerencia atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del  titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y  suprimir sus datos personales. 

De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de  diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la  consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la  fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al  vencimiento del primer término. 

Por otra parte, cuando El Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de  datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de  cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento  o el Encargado del Tratamiento. 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento,  con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando  los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de  los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses  desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha  desistido del reclamo. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en  un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y  el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que  el reclamo sea decidido. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la  fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al

interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar  los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Es de anotar que mientras el Titular de la información sea asociado o miembro de la comunidad Fintech, o sea  necesario conservar la información con el fin de cumplir adecuadamente con el objeto de la asociación, la  información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las  bases de datos. 

Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual y ya no resulta necesario  para la asociación mantener la información con el fin de cumplir sus obligaciones, la eliminación de los datos  significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la  asociación, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, o atención de  requerimiento de autoridades administrativas o judiciales. 

8.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos. 

Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por COLOMBIA FINTECH a través de los siguientes mecanismos: 

• Envío de correo electrónico HOLA@COLOMBIAFINTECH.CO

9. Normatividad vigente 

Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto  reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen. 

10. Vigencia. 

La presente política entra en vigencia a partir del mes de MAYO de 2018. Los datos personales tratados por  COLOMBIA FINTECH permanecerán en la base de datos de la asociación hasta que los mismos cumplan con la  finalidad para los cuales fueron recolectados. COLOMBIA FINTECH se reserva la facultad de revisar y/o modificar  en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. COLOMBIA FINTECH publicará en su sitio  web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se  comunicará este hecho a los titulares de la información y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva  Política.